Actuaciones electrónicas de los AGD: ¿Por qué son viables?

La pandemia ha sido una etapa que ha destapado el potencial de la tecnología para generar sinergias y posibilitar el trabajo con dinámicas laborales que de otra forma hubieran requerido mayor tiempo para su implementación. Y si bien en el sector de los Almacenes Generales de Depósito (AGD´s) ya “íbamos tarde” respecto a la actualización y adopción de nuevas herramientas electrónicas para eficientar procesos y generar más confianza en toda la cadena productiva, lo cierto es que nos encontramos en un momento clave: “Buscamos la transformación del sector con el uso de medios electrónicos, tanto en la Asociación como en los Almacenes: estamos centrándonos en encontrar mecanismos para transformarnos, en facilitar los esquemas, hacer a los Almacenes más productivos, más eficientes, reducir costos, en encontrar nuevos modelos y generar sinergias, colaboraciones con otros actores relevantes”, cuenta al respecto la Lic. Elsa Ayala, presidenta de la AAGEDE.


Por ello la Asociación quiere que los Almacenes adopten cada vez más el uso de medios electrónicos tales como la firma electrónica avanzada, los sellos digitales de tiempo y las constancias de conservación de mensajes de datos, los cuales ayudarán a eficientar procesos, mientras que otorgan una mayor seguridad y certeza jurídica a los participantes.


Esta transformación, desde luego, está sustentada en criterios legales en torno al uso de medios electrónicos dentro de los procedimientos en los que intervienen los Almacenes Generales de Depósitos, relativos a su operación, incluyendo la habilitación de bodegas conforme a los siguientes antecedentes y consideraciones. A continuación compartimos estos criterios de manera muy general:



Operación Almacén:

Conforme al artículo 59 de la CUIFE, los almacenes tienen la obligación de conservar la documentación relacionada con sus operaciones y ponerla a disposición de la Comisión cuando se requiera. La conservación puede ser física o electrónica, sin prejuzgar si la información nació de una u otra forma, dado que no hay una limitante para ello, sino todo lo contrario. La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece el estándar tecnológico que debe observarse para la conservación de los mensajes de datos, la digitalización de documentos y las comunicaciones electrónicas. Esta es aplicable y reconocida por la legislación fiscal, civil, laboral, administrativa y comercial, entre otras, alineada además a principios internacionales.


Habilitaciones


Contratos de arrendamiento: 

Un contrato de arrendamiento celebrado de forma electrónica es un mensaje de datos y conforme al Código de Comercio, cuando la ley exija la forma escrita para los actos, convenios o contratos, este supuesto se tendrá por cumplido tratándose de Mensaje de Datos, siempre que la información en él contenida se mantenga íntegra y sea accesible para su ulterior consulta, sin importar el formato en el que se encuentre o represente.

La firma electrónica avanzada, el sello digital de tiempo y la constancia de conservación de mensaje de datos:

El uso de la firma electrónica avanzada brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los usuarios; las hace irrepudiables frente a terceros y permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio. Cabe anotar que es menester aplicar el estándar tecnológico al que refiere la NOM 151 que utiliza el principio de firma electrónica avanzada, sellos de tiempo y constancias de conservación.


Integridad y Confidencialidad

A través del uso de los estándares establecidos en la NOM 151 y haciendo uso de la firma electrónica avanzada, proporcionada por el Servicio de Administración Tributaria o por un Prestador de Servicios de Certificación los Almacenes Generales de Depósito, adicionalmente incorporan elementos como lo son los Sellos Digitales de Tiempo y las Constancias de Conservación de Mensajes de Datos, los cuales ayudan a garantizar que los documentos o mensajes de datos que se emiten en medios electrónicos mantienen las tres principales características de seguridad de la información como son: la integridad, disponibilidad y confidencialidad.